既存顧客取引あり情報をデータ化して、一元管理できるようにする。
まずは、取引のある既存顧客の全ての情報をデータ化する。バラバラに作成した書類を１度の入力で全てを把握できるデータベースを作成する。
〈注意〉
2年に１度や販売する商品によっては、一年を超え、定期で必ず受注がある商品やサービスはユーザーAに入れる。
現在作成している6つの帳票
①ホームページ新規売上明細書
年度、年、月、企業名、地域、業種、部門、販売商品、売上金額
②月間売上明細書
注番、企業名、カナ、商品コード、区分、入稿日、納品日、支給方法、先方注番、品名、数量、単価、売上金額、その他売上、売上合計、外注計、外注先20社、利益、%
③顧客住所録・・・企業名、カナ、業社ID、業種、郵便番号、住所、ビル名、電話番号、FAX番号
④仕入月間・・・仕入れ先名、各月仕入金額
⑤作業指示書／外注あり・・・得意先名、数量、作業指示など・・・省略
⑥作業指示書／自社加工・・・得意先名、数量、作業指示など・・・省略
上記の帳票の①〜⑥の各帳票で必要な項目をDB化する。重複している項目を除き、1つのDBで帳票を作成できるようにする。⑤⑥についての作業指示の項目は多岐に変動するため検討
顧客データベースを作成する。
既存顧客のリストを作成する場合は、比較的簡単だと思います。
経理ソフトや請求書作成ソフトなど、最近のものであればエクセルにダウンロードできる機能がついているのでそこからエクスポート（ソフトデータからエクセル又はスプレッドシートにダウンロード）をして作成できる。
顧客管理をする上でどのソフトがいいのか？
結論から言うとやっぱりMicrosoft 365 Apps for business 年間更新／月900円でエクセル、アクセスを含んだパックがある。1ヶ月無料なので、集中してやれば無料でアクセスが利用できる。
Office on the webやGoogleスプレッドシートは無料だが、Office on the webはカナ変換ができない。Googleスプレッドシートは、ひらがなAPIが必要。商用の場合は有料になる。
又、関数やマクロ、VBAなどの知識がいらないアクセスは初心者にはおすすめです。
顧客データ化はできるだけ時間をかけずにやる！
売上関連、顧客情報、商品、部門、業種の各データベースを作成する。各データベースを売上関連DBにリレーションシップを行う。現状把握で約900社（担当社延5000人）の顧客データベースを構築する。
今期、前期、前々期の順番で、顧客データを入力をしていく。一度にする必要ばない。一番大事なことは、問い合わせに対応できる体制があること。900弱の件数が一度に対応できるか？
保有する顧客（取引なし）情報をデータ化する。
展示会やホームページの問い合わせなどでまだ取引がついていない顧客をデータ化する。
保有企業データは5000件を超える。
保有する顧客は問い合わせがあり、見積をするなどして取引に至らなかった顧客なので、期待は薄い。
ただ、名刺交換しただけで忘れているもしくはその時は必要なかった可能性があるので、上記の取引がついている企業データと同じような業種のみを抜粋してデータ化する。
まとめ
基本的には、初心者でもできると思います。エクセルが日常使える方であればできると思います。
アクセスについては少し勉強が必要かもしれませんが、エクセルのVBAを勉強するより遥かに簡単です。
また、MA・CRMツールの検討をしましたが、どんな情報データが必要なのかも分からないのに使うのはもったいないので。。。使いきれていないお客様の声が多いので。。。
初めは、経費は極力使わず、あるものでこなす。
そして、このデータに基づいて行動を起こすことが大事です。
次は現状把握、データに基づいていよいよ行動開始です。
MISSION3 販売計画、目標設定です。乞うご期待＾＾